Säkerhetskopiering enkelt: vad du ska kopiera, hur ofta och var

En säkerhetskopia är en kopia av dina viktiga data som lagras på ett separat ställe, så att du kan få tillbaka allt efter ett haveri. Hårdvara går sönder, medarbetare raderar fel mapp, en laptop blir stulen och utpressningsvirus låser alla filer tills du betalar. Utan säkerhetskopia kan vilket som helst av detta stoppa verksamheten i dagar eller veckor. Med en säkerhetskopia blir det en irriterande förmiddag.

Säkerhetskopia är inte samma sak som arkiv

En säkerhetskopia är en kopia av dina aktuella arbetsdata, gjord så att du snabbt kan återställa dem. Ett arkiv är gamla data som du inte använder varje dag, flyttade undan för att frigöra utrymme och sparade på lång sikt. Du behöver båda, men bara en säkerhetskopia skyddar dig vid en katastrof.

Vad kan gå fel?

• En hårddisk eller server går sönder utan förvarning.
• Någon raderar eller skriver över viktiga filer av misstag.
• Utpressningsvirus krypterar allt och kräver pengar.
• En webbplatsuppdatering eller flytt går fel.
• Brand, vattenskada eller stöld på kontoret.

3-2-1-regeln

Den enklaste regeln som verkligen fungerar:

• 3 kopior av dina data (originalet plus två säkerhetskopior),
• 2 olika typer av lagring (till exempel serverdisk och molnlagring),
• 1 kopia förvarad på annan plats, utanför kontoret eller huvudservern.

I dag är det också klokt att ha en kopia som inte kan ändras eller raderas under en viss tid (en "oföränderlig" eller offline-kopia). Då kan inte ens utpressningsvirus som tar sig in i nätverket förstöra den sista friska kopian.

Två saker att bestämma

• Hur mycket arbete tål du att förlora? Tål du högst en dags arbete, kopiera dagligen. Är en timme för mycket, kopiera varje timme. Det kallas återställningspunkt.
• Hur snabbt måste du vara igång igen? Måste din webbutik vara tillbaka inom en timme behöver du en lösning som återställer snabbt. En hårddisk i en byrålåda duger inte.

Vad ska du kopiera?

• Webbplatsens filer och databaser.
• Kunddata, CRM, fakturor och bokföringsfiler.
• Företagets e-post och delade dokument.
• Inställningar för servrar och program, samt din lösenordshanterare.
• Viktiga laptops hos nyckelpersoner.

Typer av säkerhetskopior

• Fullständig: allt, varje gång. Enkelt men långsamt och stort.
• Inkrementell: bara det som ändrats sedan senaste kopian. Snabbt och litet, men återställning kräver hela kedjan.
• Differentiell: allt som ändrats sedan senaste fullständiga kopian. En mellanväg.

Ett vanligt upplägg är en fullständig kopia i veckan och inkrementella kopior varje natt. Spara flera versioner, inte bara den senaste, eftersom ett problem kanske inte upptäcks på flera dagar.

Hur ofta?

• En butik med dagliga order: databaser varje timme, filer varje natt.
• En företagswebbplats som sällan ändras: varje vecka och efter varje uppdatering.
• Dokument och e-post: dagligen, vanligen av molnleverantören plus din egen kopia.

Fem steg till en säkerhetskopiering som fungerar

1. Lista det som aldrig får gå förlorat.
2. Välj var kopiorna ska lagras enligt 3-2-1-regeln.
3. Automatisera. En kopiering som beror på att någon kommer ihåg den blir bortglömd.
4. Skydda kopiorna med kryptering och separata behörigheter, så att en angripare med din vanliga inloggning inte kan radera dem.
5. Testa en återställning minst en gång per kvartal. En kopia du aldrig återställt är bara ett hopp.

En lärdom från verkligheten. Ett litet företag körde säkerhetskopior i två år och kände sig trygga. När servern gick sönder upptäckte de att kopieringsjobbet i tysthet slutat fungera åtta månader tidigare. Lägg in en varning som talar om när en kopia misslyckas eller är äldre än väntat, så händer inte samma sak dig.