Digitalisering för små och medelstora företag: så kommer du igång

Om teamet drunknar i rutiner och kunder går till konkurrenter löser sällan fler anställda problemet. Att rätta till hur arbetet flödar gör det oftast. Det är vad digitalisering innebär: att flytta vardagliga processer från papper, minne och chattmeddelanden till digitala verktyg, så att arbetet blir snabbare, tydligare och mätbart.

Ett enkelt exempel

Ett företag som installerade staket arbetade förut så här. En kund ringde, kontoret skrev förfrågan på papper, en mätare åkte ut, ritade staketet och skrev måtten på ett utskrivet blad, tog med bladet till kontoret och en handläggare skrev in allt i programmet igen. Sedan gjorde bokföringen dokumenten. Varje jobb gick genom sex par händer, och fel var vanliga.

Efter digitaliseringen fyller mätaren i ett formulär i mobilen, priset räknas ut automatiskt, kunden får offerten direkt och uppgifterna går rakt till bokföringen. Samma jobb tar en bråkdel av tiden med nästan ingen omskrivning.

Tre olika saker

• Skanning: att göra papper till filer. Bara ett första steg.
• Digitalisering: att ändra en process så att den drivs av digitala verktyg och data.
• Digital transformation: att tänka om hela affärsmodellen kring data och teknik. För de flesta små företag är det ett senare steg.

Där det hjälper mest

• Processer: order, fakturor, lager, rapporter.
• Kundservice: onlinebokning, chatt, en kundportal där man ser status på sin order.
• Kommunikation: ett ställe för uppgifter och meddelanden i stället för utspridda chattar och mejl.
• Marknadsföring och försäljning: en webbplats som ger förfrågningar, ett CRM, automatiska uppföljningsmejl.

Fördelar och risker

• Fördelar: mindre rutinarbete, färre fel, snabbare svar till kunder, beslut baserade på siffror och ett företag som inte hänger på en persons minne.
• Risker: att välja verktyg innan man förstått problemet, att köpa många program som inte kopplas ihop och personal som inte fått utbildning eller inte är övertygad.

7 steg för att göra det rätt

1. Sätt ett mål. Var konkret: "svara på varje förfrågan inom 2 timmar" eller "halvera tiden för fakturering".
2. Titta på dagens process och hitta var tid och pengar går förlorade. Fråga dem som gör jobbet.
3. Planera förändringen, börja med det som gör mest ont, inte med den mest spännande tekniken.
4. Välj enkla verktyg som kan kopplas ihop och som teamet faktiskt kommer att använda.
5. Förbered teamet: förklara varför förändringen hjälper dem och utbilda. De flesta misslyckanden handlar om människor, inte program.
6. Lansera i små steg, en process i taget, och behåll det gamla sättet som reserv de första veckorna.
7. Mät och justera. Jämför tid, fel och kundfeedback före och efter.

Vanliga misstag

• Att digitalisera en dålig process i stället för att rätta till den först.
• Att börja med ett stort, dyrt system i stället för en liten pilot.
• Att ignorera dem som ska använda verktyget varje dag.
• Att samla in data som ingen tittar på.

Vanliga frågor

Vad kostar det? Det beror på storleken, men du kan börja smått. Ett CRM, onlineformulär och några automatiseringar kostar ofta mindre per månad än en extra anställd.

Och om budgeten är snäv? Välj den process som slösar mest tid och åtgärda bara den. Besparingen från första steget betalar nästa.

Hur snabbt lönar det sig? Enkla automatiseringar betalar sig ofta inom några månader, eftersom de sparade timmarna syns direkt.

Var ska vi börja den här veckan? Skriv ner de fem uppgifter som teamet upprepar mest, och fråga: vilka av dessa kan ett program göra åt oss?